Правила эффективной встречи, совещания
Нет ни одного проекта, ни одного бизнеса, где не было бы встреч. А порой встречами забивается весь рабочий день, и это просто жесть! В самые пиковые периоды проектов у меня бывало более 10 встреч в день! Так вот, чтобы ваши встречи не превращались в фарс и бессмысленное времяпровождение, а приносили результат и позволяли решать вопросы внутри проекта, команды, надо следовать все лишь простым правилам. Вроде бы все их знают, но ...
1️⃣ Огласите цель встречи. Четко, явно, всем участникам. Что именно вы, как организатор, хотите получит от неё? Такая цель как правило формулируется в названии встречи. При этом необходимо, чтобы тема звучала как результат. "Разработать ...", "Согласовать ...", "Дать ответы на вопросы ..."
Важно понимать, что в конце встречи Вам, как организатору, необходимо проверить, достигли ли Вы цели встречи.
2️⃣ Доведите до участников повестку встречи. Для большинства встреч, особенно с топ-менеджментом нужна повестка. Она позволяет участникам заранее понять смысл и ход встречи, подготовиться к ней. По возможности пригласить дополнительных участников, владеющих полной информацией по вопросу. Необходимо заранее готовить и высылать участникам встречи все сопутствующие документы. А саму повестку писать прямо в приглашении на встречу по пунктам.
3️⃣ Установите длительность не более 1 часа. Встречи не должны длиться долго. Оптимальная длительность 30 минут, максимум час. Для более длительных встреч лучше разделить их на несколько встреч и/или более узко и конкретно сформулировать цель встречи. Более длинные встречи утомляют участников, на них происходит расфокусировка и падает результативность.
4️⃣ Готовьтесь к каждой встрече, какой бы небольшой или неважной она была. Выпишите себе тезисно ход встречи по каждому пункту повестки. Подумайте кому и какие вопросы Вы будете задавать. На встрече должны быть люди, имеющие право принимать решения по обсуждаемому вопросу. Подготовьте для них всю необходимую информацию, чтобы им было проще принять решение. Если во время встречи возникают темы, слабо относящиеся к обсуждаемой, которые не продвигают к цели встречи, то такие темы надо фиксировать и озвучивать участникам, что они будут обсуждены отдельно, вне рамок текущей встречи.
5️⃣ Фиксируйте все договоренности. Каждая встреча должна заканчиваться протоколом с указанием принятых решений и поручений со сроками и ответственными. Во избежание недоразумений и непониманий, протокол должен быть согласован ещё на встрече. Выкладывайте на электронный ресурс. Распространенная практика писать протоколы после встречи, показывает свою не оптимальность. В таких протоколах часто появляются какие-то добавления от автора, какие-то решения, которых даже не принималось на встрече. Все это выливается в долгую и утомительную переписку с участниками встречи. Поэтому фиксируйте сразу на встрече. И оптимально, если это будет делать кто-то иной. а не ведущий встречи, т.к. он должен быть сосредоточен на повестке встречи.
Обязательно следите за выполнением поручений. Напоминайте исполнителям заранее о сроках. Если исполнитель испытывает трудности, организуйте ему помощь. Исполнителями указывайте только тех, кто есть на встрече.
6️⃣ Фасилитация встречи. Кто-то должен следить за соблюдением повестки встречи и за соблюдением тайминга встречи. Нужно следить за тем, чтобы обсуждение не вытекало в конфликт, бессмысленные дискуссии и обвинения друг друга. Следите, чтобы участники не переходили на повышенные тона. Не давайте участникам перебивать друг друга, при паузе и в начале встречи обязательно об этом скажите.
7️⃣ Обсуждайте действия, а не личности. Всегда будьте конкретными, говорите фактами, а не мнением. И призывайте к этому участников. Избегайте оценочных суждений. Если озвучивается проблема, недовольство, то обязательно нужно предлагать решение. Есть люди, которые отлично критикуют, не предлагая ничего кроме критики. Боритесь с этим, озвучивайте прямо, что им нужно делать предложения. Если критикующим нечего предложить, то кто-то другой поддерживает критику, если да, то какие предложения? Нет предложений, нет критики. Это золотое правило, которое нужно внедрять во все встречи. Но это очень не просто.