Проектный офис

Проектный офис: что за зверь такой?

Когда нужен проектный офис?

Проектный офис нужен, когда в компании ведется достаточное количество проектов, напрямую влияющих на прибыль компании. Степень достаточности таких проектов зависит от компании. Это может быть и 2-3 больших проекта продолжительностью больше года, с огромным бюджетом, большим кол-вом участников, со значительными рисками. А может быть и с десяток небольших, до года проектов, в которых небольшие бюджеты по отдельности, незначительные риски и небольшое кол-во участников.

И вот когда нет прозрачности в реализации таких проектов, руководство не понимает, сколько ресурсов, финансовых и человеческих, тратится на тот или иной проект и насколько эффективно, когда руководство не довольно реализацией текущих проектов по разным причинам: долго, дорого, постоянно перепланируются и т.д. – вот тогда и нужен Проектный офис.

 

Зачем нужен проектный офис?

Чтобы проектная деятельность в компании была эффективна, нужно уметь смотреть за рамки стандартных ограничений проектов: бюджет, сроки, ресурсы, качество.

Проектный менеджер и офис управления проектами должны показать свою ценность для компании в целом. Они должны показать, что их деятельность приносить компании прибыль и помогает достигать целей бизнеса.

Всё. Точка. Это основная и единственная цель создания и существования Проектного офиса.

Ниже приводятся целевые ориентиры, к которым офис управления проектами должен стремиться в своей деятельности.

1. Содействие достижению целей компании

Каждый реализуемый проект должен приближать компанию к своим целям. Проекты должны создавать прежде всего дополнительную ценность для клиентов. Можно реализовать десятки проектов точно в срок и в бюджет, но которые не приносят денег компании, не приближают её к своим целям. Скажите это для вас приемлемо? Думаю, что нет. Поэтому Проектный офис должен позаботиться о том, чтобы в компании делались «правильные» проекты.

2. Увеличение темпов завершения и количества успешных проектов

Любой проектный офис полезен для компании тогда, когда с его помощью удается повысить долю успешных проектов за единицу времени, например, 1 год. В современном мире важным становится время вывода решения для потребителя на рынок. И если Проектный офис способствует сокращению такого времени, то тогда он станет полезным для компании. А если еще и удается сократить проектные затраты, то получится двойная польза.

3. Предоставление правильных ответов на сложные вопросы

Проектный офис должен смотреть не столько в глубину каждого проекта, сколько в ширину всех проектов относительно организации в целом. Именно проектный офис должен дать ответ на вопросы:

— Какие проекты сейчас выполняются и как они связаны со стратегией развития компании?

— Какими ресурсами обладает компания для осуществления проектов, в т.ч. новых?

— Как идет выполнение проектов?

— Есть ли и в чём заключаются проблемы компании, мешающие успешной реализации проектов?

— Что нужно сделать для более успешного завершения проектов, для сокращения времени и затрат на их реализацию без ущерба целям и качеству?

4. Быть наставником и лидером по управлению проектами

ОУП должен помогать, обучать, консультировать по любым вопросам как менеджеров проектов, так и любого сотрудника компании. ОУП должен стать проводником знаний в проектной области в целом для компании, держателем простой и эффективной методологии реализации проектов.

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *